가. 사무관리의 의의

사무는 조직체의 목적을 달성하기 위하여 전개되는 기입과 계산, 의사소통, 파일링, 업무의 착상 등의 모든 작업을 의미한다. 사무는 사무실에서 생산된 정보를 효율적으로 관리하는데 있다. 즉 사무관리란 조직의 목표를 달성하기 위해 의사 결정에 필요한 다양한 수집, 처리, 전달 보관하는 기능에 대해 계획, 조정 통제 등의 관리를 하여 사무 능력을 향상시키는데 있다.

1) 사무관리의 정의
사무는 경영에 있어서의 문서작업이 정보처리활동을 할 수 있는 것을 의미한다. 즉 사무상의 계획, 조직, 인사, 조정, 지휘, 통제가 회사 업무의 목적을 달성할 수 있도록 수행하는 행위다.

2) 사무관리의 목표
사무관리는 사무 계획과 조직이 목적에 벗어나지 않도록 하고, 사무처리는 신속, 정확 및 경제적이며 합리적이고 효율적으로 다루어지도록 한다.

3) 사무관리의 기능
사무관리는 조직의 공동 목표를 달성하기 위한 다양한 정보를 수집, 처리, 전달, 보관하는 기능으로써 의사결정에 도움이 필요한 부분이다.
   연결기능 : 여러 업무분야의 기능이 사무의 흐름에 의해서 통일된 경영활동으로 연결하는 역할
   관리기능 : 조직에 필요로 하는 정보를 효율적으로 생산할 수 있도록 하는 역할
   정보기능 : 의사결정 수준에 맞는 정보의 작성과 처리를 파악하는 역할

4) 사무관리의 특징
   간소화
비효율적이고 비능률적인 작업을 제거함으로 가장 합리적인 방법으로 작업함으로서 간소화가 가능하다.
   표준화
사무관리에서 중심적인 사항으로써 사람, 기기, 자원 정책등의 대상이 규제나 절차에 관해서 통일성을 기하여 생산성을 향상시킬 수 있다.
   전문화
각 분야의 사무능력을 명확화 함으로서 업무량을 전문화 할 수 있다.

나. 사무관리의 역할

사무관리의 역할에서 관리의 기능으로는 계획화, 조직화, 조정화, 통제화, 지시화등으로 분류하고 있으나 일반적으로 기본은 계획화, 조직화, 통제화 이다.

1) 계획화(planning)
장래에 대한 목표나 목표설정을 세우고 앞으로의 전망과 예측을 할 수 있는 기본적인 방침을 의미한다.

2) 조직화(organizing)
계획이 실현될 수 있도록 재원, 직무의 할당 및 직무의 상호간 조직이 유기적인 결합으로 추진할 수 있어야 한다.

3) 조정화(coordinating)
조직의 업무에서 처리할 순서와 시기에 맞추어서 원활히 수행될 수 있도록 조화가 필요하다. 즉 목표달성을 위해서는 이해나 견해의 마찰이 없이 질서 정연하게 상호 협동의 조정화가 필요하다.

4) 통제화(controling)
계획이 진행되는 동안 설정된 계획대로 수행되도록 지휘, 규제하는 의미이다. 즉 실제로 행하여지는 업무에서 비능률적인 요소나 비생산적인 요소를 비교하여 수정할 수 있도록 한다.

5) 지시화(directing)
사무업무가 직급에 따라 추진되고 있는지 또는 상하간의 갈등관계 등을 파악하고 감독함으로써 업무가 원활하게 하도록 하는데 있다.

가. 사무계획의 의의

계획이란 어떤 조직이 달성하려는 목표의 수단으로서 의미이다. 계획은 의사결정에 도움을 줄 수 있어야 한다. 사무업무가 무원칙, 무계획적으로 이루어 진다면, 미래를 예측하기가 어렵고 작업량에 따라서 예상치 못하는 결과를 초래할 수 있다. 따라서 불확실성을 최소화하고, 낭비요소를 최소화함으로서 사무 업무를 측정할 수 있고 사무계획에 의한 목표를 달성할 수 있다.

1) 사무계획화의 요건
사무계획에서 주관적인 판단이나 자의적인 행동은 자제되어야 하며, 추구하는 목적이나 주변환경에 능동적으로 대체하여야 한다. 또한 사무 업무의 계획이 애매모호하거나 이해하지 못하는 계획과 실현 가능성이 없는 것의 요소는 배제되어야 한다. 따라서 효율적이고 생산적인 사무계획이 되기 위한 요건은 다음과 같다.
   객관성과 정확성
   타당성과 합리성
   탄력성과 신축성
   명확성과 통일성
   용이성과 실현가능성

2) 사무계획화의 요소
   예 측 : 계획 결정의 기초가 되는 것으로 정보를 수집 및 분석하는 역할을 한다.
   목 표 : 경영활동을 위한 지표로서 기본 목표와 실행할 목표를 갖도록 한다.
   방 침 : 목표달성을 위한 어떤 행동의 지침이 되는 규칙의 가치를 갖는다.
   프로그램 : 방침을 구체화하고 목표달성을 위한 행위의 집합적인 역할을 한다.
   계 획 : 사무업무에 관한 일의 순서적인 계획을 파악한다.
   절 차 : 사무업무의 작업이 요청되는 방법적인 역할을 한다.
   예 산 : 사무업무의 생산적인 성과를 계량화 한 것이다.


나. 사무관리의 통제

1) 사무 통제 요건
   계획화
   일정계획
   준비
   전달
   지시
   감독
   비교
   시정

2) 사무의 간소화
사무의 간소화 대상은 사무수행에 있어서 적합하지 못한 사항을 찾아서 생산성을 향상시키는데 있다.
즉, 사무작업간 통일성이나 사무량의 적정배분과 체계화로 간소화할 수 있어야 한다.

가) 사무간소화 요소
   비용이 많이 발생하는 요소
   소요시간이 많이 걸리는 사무
   통일성이 결여되거나 체계적이지 못한 사무
   불평, 불만의 대상이 되는 사무
   사무량의 배분이 적절치 못한 사무

나) 사무분담
사무관리의 기본적인 것은 불필요한 업무가 발생하는 것을 방지하고 각자에게 분담된 사무량을 기일 내에 처리하도록 하는데 있다. 즉, 사무분담의 요소에는 담과 같이 것이 있다.
   필요한 사무의 누락
   분담 내용의 구체화
   사무량과 사무질의 균일화
   사무에 대한 권한과 책임의 명확화
   사무처리 기준의 확립화

다) 사무관리 대상
사무를 담당하고 있는 담당자, 관리자, 기술자, 영업담당자로서 정해진 목표와 좋은 작업환경하에서 각자 업무분담을 신속 정확하게 처리한다.
   사무원(사무주체)
   사무문서(사무대상)
   사무용도(사무수단)
   사무실(사무환경)
   사무규정(사무방법)
   사무조직(사무기구)

라) 사무관리자의 기능
사무관리자는 과학적인 사고를 하며 자기 감정을 억제할 수 있어야 하고 직원들의 관리 및 개발 능력을 갖고 있어야 한다. 사무관리자의 기능은 다음과 같다.
   적절한 사무관리조직을 만든다.
   사무 작업계획을 세우는 일을 수행한다.
   사무작업을 통제한다.
   작업계획 및 작업량을 분석하고 지시한다.