가. 사무자동화의 의의
사무자동화의 의의는 사무실에서 데이터 처리를 컴퓨터를 통하여 사무원의 생산성향상과 업무처리의 효율화를 이룩하는데 있다. 사무자동화는 사무실의 기기 또는 장치의 자동화로, 사무업무의 생산성 향상, 비용의 절감, 작업환경의 쾌적화에 있다. 즉 데이터 처리를 컴퓨터 기술, 통신 기술, 시스템 과학, 행동과학으로 적용하여 사무실 근로자의 생산성을 향상시키는 것을 말한다.

1) 사무 자동화의 기본요소
   철학(Philosophy)적인 요소
     사무자동화에 대한 명료한 개념을 파악하고 계획, 목표 및 실천에 대한 신념과 의지가 있어야 한다.
   장비(Equipment)설치 요소
     기기(컴퓨터, 통신장비, 응용프로그램 등)의 도입은 사무자동화의 필수적이며 대상 사무와 기기의 조작은 사무의 능률을 가져올 수 있다.
   사무시스템(System)적인 요소
     사무 시스템은 기기, 사람, 조직의 합리적인 관계를 원활히 하는데 있다.
   사람(People)의 존재 요소
     사무 업무에 기본은 사람이 중심으로 구성되어 있어야 생산성을 높일 수 있다.

2) 사무자동화의 기능
   문서화기능
   통신기능
   정보활용 기능
   업무자동화 기능

3) 사무자동화의 발전
   제 1단계 : 기기의 단독형이다.
     즉 사무자동화의 기기의 보급으로 사무자동화 기기가 개별적으로 사용
   제 2단계 : 기기의 공유형이다.
     즉 사무자동화의 복합화로 호스트 컴퓨터와 단말기를 온라인으로 공유하여 사용
   제 3단계 : 기기의 시스템화형이다.
     즉 사무기기를 LAN으로 구성한다.
   제 4단계 : 기기의 통합형이다.
     즉 사무실의 기기가 모두 네트워크인 광역화에 의해 결합된 형태

4) 사무자동화의 추진단계
   추진조직 구성
   환경분석
   요구분석
   목표 설정과 계획 수립 및 추진
   운영 및 결과분석
   평가
   최적 시스템 구성

5) 사무자동화의 접근 방식
사무자동화의 추진 방식은 기업체별 추진목표, 범위, 경여방침에 따라 접근 방식에 차이가 있다.
   전사적 접근방식
     사무자동화의 대상을 전체업무, 전체 기능, 전체 조직계층에 걸쳐서 추진하는 방식이다.
   부분전개 접근방식
     사무자동화 대상을 어느 한 부문(부서)을 선정하여 시행한 후 추진 효과에 따라서 점진적으로 전 부문으로 확대하는 방식이다.
   공통 과제형 접근 방식
     사무실의 전부문의 시스템에서 공통적으로 적용되는 영역을 대상으로 시행한후 점진적으로 확대하는 방식이다.
   기기 도입형 접근 방식
     필요한 부문에서 사무자동화 기기를 도입한 후 사용자의 이용도 및 호응도에 따라 점진적으로 확대하는 방식이다.
   계층별 접근 방식
     업무 부서의 계층 및 직위 순위에 따라서 대상 범위를 점진적으로 확대하는 방식이다.
   업무별 접근 방식
     사무실의 업무대상(급여업무, 구매업무, 재고관리 등)의 종류와 방향의 흐름에 따라 우선 순위를 정하여 실행하는 방식이다.


나. 사무자동화의 목적 및 효과
사무자동화의 목적은 사무 부분의 생산성 향상에 있다. 생산성 향상의 기준은 시스템에 유입되는 투입량과 산출량의 양적 비율, 산출물의 정확성, 품직의 향상, 사무실의 환경향상등에 따라 사무실의 생산성을 결정된다.

일반적인 생산성 =

산출량 ───── 투자비용

사무실(화이트칼라)의 생산성 =

산출성과 ───── 투자비용

1) 사무자동화의 목적
   사무처리 비용의 질적 향상
   업무의 효율성 향상
   단위 시간당 생산성 향상
   인간 중요성 재인식
   기업 이윤의 극대화
   신속, 정확한 의사결정

2) 사무자동화의 기대 효과
사무자동화는 총괄 시스템으로서의 자동화가 이루어 졌을 때 그 효과를 볼 수 있다. 즉 조직의 최적화, 생산성 향상, 경쟁력 향상, 정보 활용의 극대화 등과 사무실의 경비절감에 따른 것도 고려하여야 한다.
   정량적 효과
인원 감축
     인건비의 상대적 절감
     재고, 설비, 금리 등에 대한 고정비, 간접지의 개선
     생산율 저하, 고학력화, 인재부족, 정보 계통과 지능 기술자의 유동화로 예상되는 인력 부족 대처
     경쟁력 강화, PR효과 등에 따른 매출액 증대
     수익성 향상을 위한 지원

   정상적 효과
     자료, 보고서를 필요한 내용에 따라 작성
     과거에는 불가능했던 일, 조사가 가능
     시장 변화에 신속히 대처
     기업 내에서 사기 앙양
     대외 이미지 개선
     문제 해결의 도구로 사용
     의식 개혁에 대한 도구로 사용
     전 사원의 잠재적 결집
     소집단 활동 및 조사의 활성화에 활용
     기업체의 체질 개선을 이룩

가. 사무자동화 일반
1) 정보처리 장치
   컴퓨터 시스템
     입력장치 : 키보드, 마우스, 스캐너, 카드 리더, OMR, OCR, 라이트 펜, 디지타이저 등
     출력장치 : 프린터, CRT화면, 액정화면, 플로터 등
   정보 보관 장치
     하드디스크, 플로피 디스켓, CD-ROM, 자기 디스크, 자기테이프, COM
   통신용 장치
     통신용 모뎀, 팩시밀리, 전화기

2) 사무실 업무에 따른 분류
   문서 및 도형처리 : W/P, 워크스테이션
   자료처리 : 사무용 컴퓨터, 개인용 컴퓨터
   통신전송 : FAX, LAN, 원격 회의, 전자 우편
   자료의 검색 및 보존 : 마이크로 필름 시스템, 광디스크 시스템

3) 자료처리 기능에 의한 분류
사무기기를 이용하여 정보의 수집, 생성, 가공을 할 수 있는 기기는, 정보의 저장, 검색을 할 수 있는 기기, 정보를 전달할 수 있는 기기로 분류할 수 있다.
   자료처리 기기 : 워드프로세스, 개인용 컴퓨터, 복사기, XT플로터 등
   자료전송 기기 : 팩시밀리(FAX), 원격지 회의 시스템, 전자메일 시스템, 다기능전화기 등
   자료저장 기기 : 마이크로 필름, COM, 광디스크 시스템 등

나. 사무자동화의 운용
1) 워드프로세서
워드프로세스는 문서작성을 하는데 있다. 워드의 기능은 입력, 기억, 편집, 인쇄기능으로 사무 능률의 향상을 기하는데 있다. 워드프로세싱은 컴퓨터를 사용하여 문서의 작성, 수정, 조작 및 인쇄하는 그 자체를 말한다. 즉 컴퓨터의 응용기술을 의미한다.
   특징
     다양한 문서를 쉽게 작성할 수 있으며, 삽입, 삭제, 수정이 용이하다.
     문자, 문자, 문서 등을 쉽게 검색할 수 있다.
     문서의 체계화, 통일성을 기할 수 있다.
     다양한 인쇄기능과 통신기능이 있다.
   워드프로세서의 기능
     입력기능
     편집기능
     저장기능
     출력기능

2) 팩시밀리
팩시밀리(Facsimile)는 송신처에 서류 또는 도면, 기타 정보를 전화회선을 이용하여 수신처에 보낸다. CCITT에서는 전송 기술에 따라 G1, G2, G3, G4로 분류하고 있으나 대부분 G3가 일반적으로 사용되고 있다. 최근에는 단말 및 통신비용을 포함한 종합적인 경제화 및 다양한 서비스 제공을 위하여 디지털 규격 제정을 진행하고 있다.
   분류

   FAX의 원리
     송신주사 : 송신할 내용을 화소분리
     광전변환 : 원고의 농도에 따라 관전변환 소자에 의해 전기신호로 변환
     압축과 재생 : 화상정보를 부호화하여 전송
     변조와 복조 : 송수신의 데이터를 신호로 변환
     기록변환 : 복조된 화상정보를 수신측의 화상으로 재생
     수신주사방식 :

   팩스기능
     Polling : 송신측의 부재라도 수신측에서 원격조작으로 송수신하는 기능
     부재수신 : 수신측이 없어도 송신측의 수신기를 조작해 송신하는 기능
     동보 : 복수개의 송수신처에 자동으로 반복하여 송신하는 기능
     상대방확인 : 잘못된 상대방으로부터 송신을 방지하는 기능

3) 전자 메일 시스템
전자 메일(Electronic Mail)이란 정보전달 방식을 전자적인 전송매체를 통하여 전달한다. 즉 데이터, 그래픽, 오디오, 이미지 등을 한 지점에서 다른 지점으로 팩시밀리나 컴퓨터 등을 이용하여 정보를 전송하는 시스템이다. 전자우편은 주로 LAN이나 기업내 네트워크에 이용하여, 서류 없는 사무실로 많은 각광을 받고 있다.

   전자 메일 시스템의 기능
     메일 송신 기능 - 동보지정, 배포 일과표의 작성, 친전지정, 수취일시 지정 송신
     메일 수신 기능 - 수신메일 일람표, 수신 메일 추출, 회부, 반송
     메시지 작성 편집기능
     데이터베이스 기능
   전자 메일 시스템의 형태
     팩시밀리 교환 시스템
     텔렉스 교환 시스템
     전자전표 시스템
     복합형 전자메일 시스템

4) 텔레텍스
텔레텍스(Teletex)란 작성된 통신문을 전송하는 단방향 통신방식이다. 텔레텍스의 단말기를 통하여 상대방 사무실에 문서를 송수신한다. 텔레텍스는 워드프로세서의 통신기능을 부가한 것으로서 문자(영어), 숫자, 그림문자 등의 정보를 전송하면 수신ㅉ고에서는 언제나 자동 수신된다.
   전송방식 : 부호화 방식, 패턴 방식, 하이브리드 방식
   특징
     단방향 방송 방식의 화상 정보 시스템이다.
     TV방송망이나 라디오 방송망을 통해 동시에 많은 이용자에게 정보 제공이 가능하다.
     신속성을 요구하는 정보 서비스에 유리하다.
     설치 비용면에서 비디오 텍스보다 저렴하고 모뎀설치 등의 불필요하다.
     오류 검출이 가능하다.

5) 마이크로 필름(Microfilm)시스템
문서, 도면, 자료 등 각종 기록물을 축소된 마이크로 필름에 의해서 영구히 보관한 수 있다. 즉 정보를 축소 촬영하여 마이크로필름 형태로 보관하며, 복사할 경우는 마스터 필름으로 음영 필름(Silver)을 사용한다.
   장점
     대용량화가 가능하다.
     장기보존이 가능하다.
     고밀도 기록이 가능하다.
     가격이 저렴하다.
     분해 능력이 우수하다.
   단점
     기록시 처리가 복잡하고 시간이 걸린다.
     검색 시간이 길어 온라인 처리가 부적합하다.
     컴퓨터 이외의 사무기기와 결합할 때는 장치 가격이 비싸다.

6) 콤프린터(COM : Compute Output Microfilm)
컴퓨터의 출력정보를 마이크로 이미지 촬영기를 이용하여 마이크로 필름으로부터 출력한 정보를 오프라인(off-line)으로 촬영 및 현상하는 시스템이다.

7) 광디스크 시스템
광 디스크는 레이저 광선을 이용하여 데이터를 기록 및 판독하는 장치이다. 광디스크 한쪽에 A4용지 문서 약 3만 매를 기록할 수 있다. 대용량, 파일의 갱신이 용이, 랜덤 액세스가 가능, 정보를 영구적으로 보존할 수 있다. 정보를 기록 재생기(Rewrite)와 재생 전용기(Read only)에 의해서 활용할 수 있다.

8) 비디오 텍스
비디오텍스(Videotex)란 전화와 TV를 호스트 컴퓨터와 연결하여 이용자가 원하는 정보를 문자나 도형으로 TV를 통해 제공받는 것을 말한다. 다시 말하면 호스트 컴퓨터 시스템에 구축된 정보를 단말 장치를 이용해서 필요한 정보를 선택할 수 있는 쌍방향 정보 시스템이다.
   운영상의 구성요소 - 시스템 제공자 , 정보제공자, 서비스 제공자
   기술 표현 방식 - 알파모자이크 방식, 알파지오트릭 방식, 알파포토그래픽방식
   서비스 응용분야 - 정보검색, 거래처리 서비스, 메시지전달, 정보처리서비스, 원격감시 서비스
   특징
     대용량의 정보를 축적 제공
     쌍방향 통신으로 정보나 데이터를 처리함으로 다양한 서비스를 제공한다.
     기존의 TV수상기를 이용하여 정보를 제공받을 수 있다.
     정보센타 측에서 새로운 정보를 갱신하면 언제나 새로운 정보를 이용한다.

가. 사무실의 환경
사무실의 공간은 사무의 생산성 향상을 위해서 사무환경은 인간의 심리환경, 시스템 환경, 사무기기 도구의 환경등이 유지되야 한다. 즉 조직간의 업무의 신속성과 의사소통이 원활하고, 서비스 향상을 의한 분위기 조성, 효율적인 공간 배치, 사람중심적인 사무환경을 조성할 수 있어야 한다.

1) 작업 시간
문서 작성의 표준시간은 1시간에 50분 동안 작업을 하고, 10 ～ 15분 정도 휴식이 필요하고,
1일 4 ～ 5시간정도 작업이 적당하며, 1주일에 5일정도 작업을 하는 것이 좋다.

2) 작업 환경
사무 작업은 작업 환경에 따라서 능률이 크게 좌우될 수 있다. 시끄럽고 불결한 사무실에서는 정신적 작업인 사무 작업이 능률적으로 수행될 수 없다. 사무 환경을 이루는 요소에는 조명, 색채, 공기, 음향 등을 들 수 있다.
   조명
     사무실의 조명도는 눈의 피로와 가장 밀접한 관계가 있다. 따라서 사무실이 너무 어둡거나 지나치게 밝으면 눈이 쉽게 피로하게 되며, 많은 사무 착오가 유발되기 쉽다.
     조명의 색깔은 햇빛에 가까운 색깔로 하되, 고아선이 적당하게 퍼져 그림자가 생기지 않도록 한다.
     일반적으로 사무실은 500럭스(Lux)가 조도의 기준으로 사용되고 있다.
   색채
     색채의 조절은 사무환경을 장식하는 역할과 작업하는 마음가짐에 큰 영향을 끼치므로, 무질서한 색채조절은 작업하는 사람의 정신적은 피로감만을 주게 된다. 따라서 색채의 온도감, 운동감, 대조적인 색깔, 유인성 등을 고려하여 색채를 조절함으로서 사무실의 작업환경을 조화롭게 조성한다. 불안감이나 불쾌감을 주는 색채는 사무실의 작업능률을 저해하게 된다.
   공기
     사무실 작업자의 큰 영향은 온도와 습도이다. 일반적으로 적당한 실내 온도는 18 ～ 23℃이고, 습도는 50 ～ 60%정도가 좋다. 불쾌 지수는 70이하가 적당하다. 사무실 내의 환기를 하지 않으면 이산화탄소나 먼지가 많이 작업자의 불쾌감 및 건강에도 나쁜 영향을 가져오므로 쾌적한 환경을 유지하도록 한다.
▶ 실내환경

3) 음향
사무실 내의 소음은 사람의 신경을 어지럽게 하여 정신 집중에 방해가 된다. 소음으로 작업처리의 긴장으로 판단력이 둔화되고 육체적으로도 호흡곤란, 혈압상승 등 작업 능률이 감소된다. 따라서 쾌적한 환경이 되도록 소음 방지를 위한 방음장치 설치로 소음을 차단하여 작업 능률을 높인다.
   소리의 크기는 데시벨(db, decibel)인 소리의 압력으로 나타낸다.
   사무실 내의 소음의 크기는 40 ～ 45데시벨이 적당하다.
   폰(phon)으로는 소음이 허용한도 50폰(phon)정도가 적당하다.
▶ 소음의 허용정도(db, phon)

나. 건강관리
1) 작업에 따른 건강
사무 업무에 따라 컴퓨터를 통하여 장시간 작업하는 경우 적당한 휴식과 운동이 필요하다.
컴퓨터를 통하여 작업을 하다보면 눈의 피로 및 근육의 통증, 두통, 현기증 등을 유발하게 된다. 최근에는 VDT(Video Display Terminal)증후군이란 직업병을 호소하기도 한다. 따라서 사무실 업무를 처리할 때 항상 자기 자신의 신체적, 정신적 건강 관리에 소홀히 되는 경우가 없도록 주의하여야 한다.

   VDT(Video Display Terminal)증후군
     일반적인 증사 :시력저하, 두통, 백내장, 근육 및 허리통, 만성피로, 무기력
     여성의 경우 : 생리불순, 기형아 출산 및 유산, 피부염

   VDT의 유의점
     모니터 방향을 수평보다 10도 정도 높게 위치한다.
     보안기를 사용하되 접지한다.
     임산부는 되도록 컴퓨터를 사용하지 않도록 한다.
     작업 후 적당한 휴식을 취한다.

2) 건강관리
컴퓨터를 통한 사용자의 올바른 자세는 작업자의 건강 관리뿐 아니라 작업능률에 영향을 준다.
   눈의 높이는 화면(모니터)보다 약간 낮게 한다.
   자판(Key)을 누를 때는 팔의 각도는 90° 이상이 되도록 한다.
   손등과 팔은 수평으로 유지하도록 한다.
   의자의 높이는 작업자에 따라 조절이 가능하여야 한다.
   화면에 필터를 붙인다.
   눈에서 모니터까지의 거리는 40 ～ 50 cm를 유지한다.