학습방법
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  공문서의 일반지식

문서란 종이에 문자나 기호를 사용하여 사람의 생각이나 사물의 상태, 관계 등을 기록하는 것이다. 그러므로 관공서나 회사 등의 조직체에서 만들어지는 모든 기록은 문서라고 할 수 있다.

가. 문서의 필요성
관공서나 회사 등의 조직체에서 사무 활동에 따른 의사의 정확한 전달과 기록의 역할을 한다. 즉, 정확한 전달이란 상호간의 오해가 생기지 않도록 사무처리 과정과 결과를 정확하게 전달하는 의미가 있고, 기록이란 상호간에 전달된 내용의 처리 근거로 하나의 증거 자료로써 보존의 의미가 있다. 따라서 다음과 같은 경우에 문서 작성을 하게 된다.
     사무처리 내용이 복잡하여 문서가 없이는 당해 업무의 처리가 곤란한 경우
     사무처리 결과의 증빙 자료로서 문서가 필요한 경우
     사무처리의 형식상 또는 체제상 문서의 형식이 필요한 경우
     사무처리에 대한 의사소통이 대화로는 불충분하여 문서에 의한 의사소통이 필요한 경우
     사무처리의 결과를 일정 기간동안 보존할 필요가 있을 경우

나. 공문서의 의미
공문서란 일반적으로 행정기관 또는 공무원이 그 직무상 작성한 문서를 말한다.
행정기관 내부, 상호간이나 대외적으로 공무상 작성, 시해오디는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 및 슬라이드, 전자 문서등의 특수한 매체 기록 포함) 행정 기관이 접수한 모든 문서를 말한다(규정 제3조)

다. 문서의 종류
   작성 주제별 구분
     공문서 : 행정기관, 또는 공무원이 그 직무상 작성, 또는 접수한 문서를 말한다.
     사문서 : 개인의 사적 목적을 위하여 작성된 문서를 말한다. 그러나 개인이 작성한 문서라도 행정 기관에 접수된 것은 공문서에 포함한다.

   유통 대상별 구분
     대내문서 : 기관 내부에서 지시, 명령, 전달, 협조를 시행하는 문서를 말한다.
     대외문서 : 기관과 기관 사이에 발부하는 문서를 말한다.

   문서 성질별 구분
     법규문서 : 헌법, 법률, 대통령령, 국무총리령, 부령, 조례, 규칙
     지시문서 : 훈령, 지시, 예규, 일일명령
     공고문서 : 고시, 공고
     비치문서 : 비치대장, 비치카드
     민원문서 : 행정기관에 대한 허가, 인가
     일반문서(전자문서) : 회보, 보고서]

라. 공문서의 내용
   법규문서
     헌법, 법률, 대통령령, 총리령, 부령, 조례 및 규칙 등에 관한 문서를 말한다.

   지시문서
     훈련, 지시, 예규 및 일일명령 등을 행정 기관이 하급 기관 또는 소속 공무원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.
       ① 훈령
       상급 기관이 하급 기관에 대해 상당한 기간에 걸쳐 그 권한의 행사를 일반적으로 지시하기 위하여 발하는 명령을 말한다.
       ② 지시
       상급 기관이 하급 기관에 대해서 직권, 또는 하급 기관의 문의에 대하여 개별적, 구체적으로 발하는 명령을 말한다.
       ③ 예규
       행정 사무의 처리 기준에 의한 법규 문서 이외의 문서(시행문 형식)를 말한다.
       ④ 일일명령
       당직, 비상근무, 출장, 시간외 근무, 각종 휴가 등 일일업무에 관한 명령을 말한다.

   공고문서
     고시와 공고 등과 같이 일정한 사항을 일반에게 널리 알리기 위한 문서를 말한다.
       ① 고시
       법령이 정하는 법에 따라 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서를 말한다.
       ② 공고
       행정 기관이 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서(입찰공고, 시험 시행 공고)를 말한다.

   비치문서
     비치대장, 비치카드 등 행정 기관이 일정한 사항을 기록하여 행정 기관 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서를 말한다.

   민원문서
     민간인이 행정 기관에 대하여 허가, 인가, 기타 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리 문서를 말한다.

   일반문서
     일반 문서란 법규문서, 지시문서, 공고문서를 제외한 문서로서 회보와 보고서가 있다.
       ① 회보
       행정 기관의 장이 소속 공무원, 또는 하급 기관에 업무 연락, 통보 등 일정한 사항을 알리기 위한 문서를 말한다.
       ② 보고서
       특정한 사안에 관한 현황, 연구, 검토 결과 등을 보고하거나 건의할 때 사용하는 문서를 말한다.
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  공문서의 서식구성

가. 문서의 구성
두문(발신기관명{우편번호 및 주소, 전화번호, 모사전송번호}, 분류기호 및 문서번호, 시행일자, 보존기간, 수신란{경유, 수신, 참조})
본문(제목, 본문내용, 첨부)
결문(발신명의, 수신처란)

나. 두문의 구성
1) 발신 기관명(행정기관명)
   문서를 발신하는 행정 기관명을 기재한다.
   기관명의 길이는 60mm ～ 80mm 이내로 가장 중앙 정렬하여 입력하도록 한다.
     우편번호 및 주소
    우편번호와 주소를 입력하되 주소의 구성이 길 때에는 도, 시, 군 면, 리 같은 글자를 줄여서 간단하게 입력한다.
     전화번호
    전화번호를 적을 때 괄호( ) 안에 지역 번호를 쓰고, 그 다음 빈 칸에는 국번과 번호를 입력한다.
     모사전송
    모사전송(팩시밀리)으로 문서 수신과 발신이 가능한 경우 전화번호 작성요령처럼 입력한다.

2) 문서번호
문서번호는 기관번호 분류번호, 문서등록번호로 구성하여 입력한다.
   기관번호
기관 번호는 해당과 및 담당관의 단위로 그 기관장이 정할 수 있다. 약칭은 2자를 원칙으로 입력한다. 숫자일 경우는 한글로 입력한다.
   분류번호
문서의 분류 및 보관에 편리하도록 문서를 19개 주요 기능으로 나누어 10진 분류 방법에 따라 분류하여 입력한다.(사무관리규정 제25조)
     누년 일련번호 : 연도에 관계없이 순서에 따라 일련번호를 부여 입력하는 방법을 말한다. 일반적으로 법규문서에 사용된다.
     연도별 일련번호 : 연도를 구분하여 매년 새로 시작하는 일련번호를 부여하여 입력하는 방법을 말한다.
   문서등록번호
처리과 별로 문서 등록 대장에 등록된 순서에 따라 연도별 일련번호를 부여하는 방법을 한다.

3) 시행 년 월 일
시행 년 월 일은 문서가 작성된 시행 년 월 일 또는 시행된 년 월 일을 기재한다.

4) 수신기관
   경유 : 수신처에 보내기 전 경유할 기관명을 입력하고 경유 기관으로 발송한다.
   수신 : 문서를 접수할 기관명을 입력한다. 수신 기관이 2개처 이상일 때는 수신란에 수신처 참조로 적고, 결문의 수신처 란에 수신처를 입력한다.
   참조 : 문서를 직접 처리할 주무 부서장을 기재하고 없으면 입력하지 않는다.

다. 본문
   제목
제목의 내용은 “제목”이라고 표시된 낱말 다음에 한 자를 띄우고 첫 글자를 기재한다.

   내용
문서의 내용을 2개 이상의 항목으로 구분할 필요가 있을 때 다음과 같이 한다.
     첫째 항목의 구분 : 1, 2, 3…….
     둘째 항목의 구분 : 가, 나, 다…….
     셋째 항목의 구분 : (1), (2), (3)…….
     넷째 항목의 구분 : (가), (나), (다)…….
     다섯째 항목의 구분 : 1), 2), 3)…….
     여섯째 항목의 구분 : 가), 나), 다)…….
     일곱째 항목의 구분 : ①, ②, ③…….
     여덟째 항목의 구분 : ㉮, ㉯, ㉰…….

   붙임
붙임(첨부물) 표시는 본문내용이 끝난 다음 줄에 “붙임”을 기재한 후 한 자를 띄우고 붙임물의 제목과 부수를 기재한다.

라. 결문
   발신명의
     발신명의의 길이는 80mm ～ 120mm이고, 글자 간격은 일정하게 표시한다.
     본문의 글씨보다 크게 표시한다.

   수신처
     수신기관이 하나일 때 결문의 수신처란은 생략한다.
     수신처가 2개 이상일 때는 수신처 참조라고 쓰고, 결문의 수신처란을 만들어 수신처를 기입한다.
     수신처의 수신기관이 2개 이상일 때는 콤마(,)로 구분하여 수신처를 기록한다.
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  공문서의 작성방법

가. 용지의 규격
문서에 쓰이는 용지는 A4(210mm × 297mm)이고 색깔은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고 흰색으로 한다.
문서 용지의 여백은 위로부터 30mm, 왼쪽부터 20mm, 오른쪽 및 아래부터 각각 15mm로 한다. 문서의 여백의 표시는 아래 그림과 같다.

   장부 및 대장의 기본 규격
     1종 : 210mm × 297mm(A4)
     2종 : 182mm × 257mm(B5)
     3종 : 257mm × 364mm(B4)

   용지의 지질과 중량
서식용지의 지질 및 단위당 중량을 결정하는 때에는 서식용지의 사용용도별 지질중량기준과 사용목적, 보존기간 및 보존방법, 기재방법 및 복사매수, 사용빈도, 사무자동화기기 활용여부 등을 참작하여야 한다.
     보존용지(1종) 120g/㎡
    비치카드, 임용장, 상장, 통지서(엽서), 휴대 또는 게시하는 각종증서
     보존용지(1종) 70g/㎡
    보존기간 20년 이상인 문서의 서식, 보존 기간의 10년 이상인 기안용지, 회계장부 및 특수대장
     보존용지(2종) 70g/㎡, 또는 일반용지60g/㎡(재활용품)
    보존기간 10년 이상인 문서의 서식(제2호의 서식제외), 보존기간 5년 이하인 문서의 서식, 일반대장(보존기간 10년 미만) 및 회의안건, 보고서
     일반용지60g/㎡(재활용품), 또는 신문용지 54g/㎡(재활용품)
    각종 민원 신청서 및 신고서, 통지서
     보존용지(2종) 70(재활용품), 또는 신문용지 54g/㎡
    행정 간행물(보존기간 10년 이상)

나. 문장 표현의 원칙
문서의 내용은 상대방에게 조직체의 의사를 전달하는 것으로 그 구성인 표현이 신중하게 작성되어야 한다.
   정확성
     내용, 설명, 기록 등이 정확하도록 한다.
     필요한 것은 빠뜨리지 않도록 한다.
     애매모호한 표현을 하지 않도록 한다.
     뜻의 한계가 분명하지 않는 표현은 적지 않도록 한다.
     문장 부호를 정확히 사용한다.

   명확성
     6하 원칙에 의해 작성한다(언제, 어디서, 누가, 무엇을, 어떻게, 왜)
     추상적이고 일반적인 용어보다는 구체적이고 개별적인 용어로서 작성한다.
     알기 쉽게 표현한다.
     필요할 경우 여러 항목으로 나누어 작성한다.
     전달할 기본적인 사항이나 문서의 목적 등을 첫 머리부분에 제시하면 쉽게 이해하게 된다.

   간결성
     문서 내용에서 꼭 필요한 사항만 기입한다.
     어구의 표현을 간략하게 한다.
     같은 내용의 표현이라도 상대방에게 좋은 느낌을 주도록 한다.
     구절을 되도록 짧게 끊는다.

   성실성
     문장 작성에서 과장되지 않고 진실되게 표현한다.
     상대방에게 신뢰감을 줄 수 있도록 긍정적인 표현을 한다.
     상대방을 높임말을 쓰고 스스로는 낮춤말을 적절히 사용한다.

   용어의 정확성
     이상, 이하, 미만, 초과 등의 용어를 정확히 사용한다.
     이전, 이후, 전, 후 등의 용어를 정확히 사용한다.
     과, 와 및 등을 정확히 사용한다.

다. 공문서 작성의 표기법
공문서 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 없는 한 A4(가로 210mm × 세로297mm)를 사용한다.
   용지의 색깔
문서 작성의 용지는 특별한 사유가 없는 한 흰색으로 한다.

   용지의 여백
  ① 상단여백 : 30mm       ②왼쪽여백 : 20mm
  ③ 오른쪽 여백 : 15mm   ④하단여백 : 15mm

   글씨 색깔
흑색(검은색), 또는 청색(푸른색)으로 한다.

   표기방식
     숫자는 아라비아 숫자로 쓴다.
     글자는 표준 한글로 작성하되, 맞춤법에 따라 가로로 쓴다.
     날짜는 숫자로 적되 년, 월, 일 대신 온점(.)을 찍어 구분한다.
     시간은 24시간제에 의해 표시하고 시, 분의 글자를 생략하면 쌍점(:)을 찍어 구분한다.

   공문서의 “끝”자 표시방법(시행규칙 제11조)
     문서의 본문이 끝났을 때 내용의 마지막에 한 자 띄우고 “끝”자 표시한다.
     붙임이 있는 경우에는 첨부의 마지막 한 자 띄우고 “끝”자 표시한다.
     문서가 오른쪽 한계선에서 끝난 경우에는 “끝”자를 다음 줄 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 “끝”자를 찍는다.
     표 서식에서 기재 사항 마지막까지 채워진 경우는 표의 바깥 다음 줄에 입력된 마지막 내용의 끝 부분 위치에 “끝”자를 표시한다.
     표 서식 중간에서 끝나는 경우에는 기재 사항 마지막 자 다음 줄에 “이하 빈칸”을 기재하고 “끝”자를 표시한다.
     표 서식 중간에 기재 사항이 없을 경우는 빈 칸에 “-”를 표시하고 마지막 칸에 “이하 빈칸”를 기재하고 “끝”자는 표시하지 않는다. 즉, 끝 표시는 표의 마지막 칸의 기입 내용 유무에 따라 결정한다.

   문서의 쪽수 표시
전후 관계를 명백히 할 문서가 2장 이상으로 이루어진 때에는 문서의 아래에 전체 쪽수와 그 쪽의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 기입한다.

   금액표시
문서 및 유가 증권에 금액을 표시로 아라비아 숫자로 기입할 때는 숫자 다음 괄호안에 한글을 기재한다.

   문서의 수정
     문서 원안의 글자를 알아볼 수 있도록 삭제, 수정할 때는 글자의 중앙에 가로 두줄을 그어서 삭제, 수정하고 날인 및 서명한다.
     주요 내용은 문서 여백에 삭제, 수정하는 자수를 표기하고 날인 및 서명한다.
     시행문을 정정한 경우 문서여백에 정정한 자수를 표시하고 관인 날인한다.
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  공문서의 처리

가. 문서처리의 원칙
   즉일 처리의 원칙
문서는 내용, 또는 성질에 따라 그 처리 기간이나 방법이 다들 수 있으나 효율적인 업무 수행을 위하여 즉시 처리하는 것이 바람직하다.

   책임 처리의 원칙
문서는 여러 단계를 거쳐 처리되므로 정해진 사무분장에 따라 각자가 직무의 범위내에서 책임을 가지고 관계 규정에 따라 신속 정확하게 처리하여야 한다.

   법령 적합의 원칙
문서는 법령의 규정에 따라 일정한 형식 및 요건을 갖추어야 함은 물론 권한있는 자에 의해 작성처리되어야 한다.

   행정 계통 처리 원칙
문서가 행정기관간의 상하계통에 따라 결재와 발송, 경유, 인수인계가 이루어져야 한다.

나. 문서의 발송
우편, 인편, 또는 모사 전송의 방법으로 문서과에서 발송하여야 한다. 즉, 문서 수발사무를 담당하는 자는 발송할 문서와 문서 등록 대장의 기재 사항을 확인한 후 문서등록 대장의 확인란에 서명한다. 행정 기관의 보조 기관, 또는 보좌 기관에 발신하는 문서는 문서 등록 대장의 시행란에 그 내용을 기재하고, 문서 등록 번호를 붙여 발송한다.

다. 문서의 성립과 효력발생
   문서의 성립 시기
다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 당해 문서에 대한 결재권자의 결재가 있음으로써 성립한다. 결재권자라 함은 행정 기관의 장 및 위임전결규정에 의하여 행정 기관의 장으로부터 결재권을 위임 받는자를 말한다.
     결재의 의의
    결재란 넓은 의미로 당해 사안에 대하여 기관의 의사를 결정할 권한이 있는자가 그 의사를 결정하는 행위를 말한다.
     결재의 종류
     ① 좁은 의미의 결재 :법령의 규정에 의하여 소관사항에 대한 기관의 의사를 결정할 권한을 가진자(행정기관의 장)가 직접 그 의사를 결정하는 행위를 말한다.
     ② 전 결 : 행정기관의 장으로부터 사무의 내용에 따라 결재권을 위임받은 자가 행하는 결재를 말한다.
     ③ 대 결 : 결재권자가 휴가, 출장 기타의 사유로 상당기간 부재중이거나 긴급한 문서의 경우에 결재권자의 사정에 의해서 결재를 받을 수 없는 때에 그 직무를 대리하는 자가 행하는 결재를 말한다. 이 경우는 중요한 문서에 대해서는 결재권자의 후열을 받아야 한다.

   문서의 성립 요건
정당한 권한이 있는 공무원이 직무의 범위 내에서 공무상 작성하고 결재권자의 결재가 있어야 한다. 따라서 결재는 문서가 성립하기 위한 최종적이며 절대적인 요건이다.

   효력 발생 시기
     일반 문서 : 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 수신자에게 도달됨으로써 효력이 발생한다. 즉, 도달 주의 형태라고 한다.
     공고문서 : 다른 법령 및 공고문서에 특별히 규정, 또는 명시되어 있는 경우를 제외하고는 그 고시, 또는 공고가 있은 후 5일이 경과한 날부터 효력을 발생한다.
     전자 문서 : 수신자의 컴퓨터 파일에 등록된 때에 그 효력이 발생한다.
     민원 문서 : 전산망을 활용하여 접수, 처리한 경우에는 당해 민원 사항을 규정한 법령에서 정한 절차에 따라 접수, 처리된 것으로 본다.

   공문서 접수 및 처리(사무관리규정 제 23조)
문서는 문서과에 접수하여야 하며, 처리과에서는 직접 받은 문서는 지체없이 문서과에서 이를 인계하여 접수한다. 접수된 문서에서는 총리령이 정하는 문서 처리인을 찍고, 그 접수일시 및 번호를 기재한 후 이를 처리과로 보낸다.
감열 기록 방식의 모사 전송기에 의한 문서는 장기 보존이 불가능하므로 보존기간 3년 이상일 경우는 복사하여 접수하고 수신한 원본 문서는 폐기한다.
     문서의 등록 : 결재일자 순으로 문서 번호부여 후 문서 등록대장에 등록한다.
     문서의 분류 : 문서는 기능별 10진 분류 방법에 따라 분류한다.
     문서의 분류원칙 : 다음과 같이 구분된 분서를 일관성이 유지되도록 비슷한 문서를 묶어 조직적 체계적으로 구성한다.
     ① 통합의 원칙
     ② 점진의 원칙
     ③ 일관성의 원칙
     ④ 상호배제의 원칙
     ⑤ 병렬의 원칙

   문서보관
문서의 보관이라 함은 문서를 처리, 완결한 날이 속하는 연도의 말일까지 처리과에서 문서를 보관하는 것을 말한다.
     보관장소
    문서는 파일 캐비닛등에 보관하고 서류함 외부에는 서류함 번호와 문서철의 분류 번호를 기재한다.
     서류함 내의 방법
    문서 분류 번호순으로 문서철을 배열하고 찾아보기가 잘 보이도록 일직선, 또는 대각선으로 배열하되 서류함의 앞쪽에는 문서철 색인표를 비치한다. 활용빈도가 높은 보관 문서는 서류함 윗단에 보관하고 보존 문서는 아랫단에 보존한다.
     미결 문서의 보관
    완결되지 아니한 미결 문서는 문서철에 1건으로 입시로 철하여 완결될 때까지 지정된 서류함에 보관하되 문서철 표지에는 단위 업무별 기능 명칭을 기재(필요시 부제목도 기재)하여 색출이 용이하도록 하여야 한다.
     문서의 보존 기관
    영구, 30년, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분하여 보존한다.
     문서의 편철
    문서의 양은 200매를 기준으로 철한다.
     문서의 정리
    매년 1회 이상 문서정리 기간을 정하여 정리하고, 행정자치부 장관에게 통보한다. 즉, 매년 2월부터 3월 사이 10일이상의 기간을 정하여 정기적으로 실시한다.