학습방법
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  문서관리의 의의

문서의 정리라 함은 문서를 일정한 기준에 따라 분류 및 편철로 보관 및 보존하며, 불필요한 문서를 적시에 폐기하는 것 등을 말한다.

가. 문서관리의 목적
   문서를 체계적으로 관리함으로써 필요한 문서의 검색을 신속·용이하게 한다.
   각종 행정 정보를 공동 활용할 수 있도록 한다.
   행정기관의 의사 결정에 필요한 정보를 효과적으로 활용할 수 있게 한다.
   불필요한 문서를 적시에 폐기하여 보관, 보존 문서의 관리를 효율화한다.

나. 문서의 기능
   기록의 기능 : 복잡한 내용을 문서에 기록, 조직체의 운영에 필요한 사항을 기억.
   전달의 기능 : 각 부서간에 정보의 교환이나 의사전달에 생길 때 명확하게 함.
   자료제공의 기능 :문서에 있는 정보는 새로운 아이디어에 필요한 자료를 제공.
   협조기능 : 각 부서간의 회람 또는 공람을 통해서 업무협조 및 운영사항을 파악.

다. 문서관리의 요건
   정확성
   간결성
   신속성
   경제성
   융통성
   논리성
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  문서의 표준화

1) 문서관리의 표준화
   문서의 표준화 구분
  문서관리의 표준에는 문서의 양식, 용지의 규격, 항목, 서체 , 서식 등이 있다.
     문서 양식의 표준화
     문서 처리의 표준화
     문서 취급의 표준화
     문서 보관의 표준화

2) 문서관리의 규칙
   문서관리의 형태
  조직체가 필요로 하는 정보는 문서, 장표 및 각종의 자료에 보관. 이 모든 것은 파일링(Filing) 대상이 됨. 파일링(Filing)은 문서를 이용하여 필요한 정보를 얻을 수 있도록 문서를 정리, 보관, 폐기하는 것을 말함.
파일링 시스템(Filing System)은 원하는 문서를 쉽게 찾아볼 수 있고, 필요없는 문서를 적시에 폐기시킬 수 있도록 문서류를 체계적으로 관리하는 시스템을 말함.
     수직식 파일링 시스템(Vertical Filing System)
     파일 대상 문서를 파일철(폴더, Folder)속에 끼운 다음, 이것을 수직으로 세워서 문서보관 전용의 파일링 캐비닛에 보관하는 형태를 말함. 따라서, 문서를 찾기가 쉽고 시간이 적게 걸리며, 문서의 훼손이나 분실이 적음.

     수평식 파일링 시스템(Horizontal Filing System)
     파일 대상 문서를 파일철에 끼운 다음 수평식의 선반형 파일링 캐비넷에 보관하는 서가식 파일 시스템 형태를 말함. 일반적으로 장기간 보관할 때 적합.

   문서관리의 방법
     집중식 관리(Central Filing)
     문서를 관리하는 전담 부서가 모든 문서를 집중 보관, 관리하는 형태이다.
장 점
단 점

① 문서 분실의 우려가 없다.
② 어느 부서에서도 이용할 수 있다.

① 이용에 따른 절차가 복잡하다.
② 많은 시간이 걸린다.

     분산식 관리
     각 부서에서 파일 보관함을 두고 해당 부서가 직접 관리하는 형태이다.
장 점
단 점

① 부서내에 있는 문서는 쉽게 이용할 수 있다.

 ① 다른 부서에 있는 문서는 이용하기가 어렵다.
② 문서의 분실의 위험이 크다.

     절충식 관리
     일정 한도의 문서 파일은 각 부서별로 분산하여 각 부서의 담당이 관리한다. 그러나 중한 문서나 영구 보존해야 할 문서등은 문서 전담 부서가 집중 관리하는 방식이다. 회사나 정부기관에서는 이 방식을 많이 이용되고 있다.
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  문서관리의 규칙

가. 문서관리의 기본 원칙
   표준화
   간소화
   전문화
   자동화
  
나. 문서의 형태
   현안 문서 : 현재 처리중이면서 결재자가 보관하는문서.
   보관 문서 : 서류함에 보관, 쉽게 찾아 볼 수 있도록 한 문서.
   보존 문서 : 일정한 기간동안 당해 기관에서 보존하는 문서.
   미결 문서 : 완결되지 않은 문서.
   완결 문서 : 완결된 문서.
   폐기 문서 : 문서로서의 가치가 없는 문서.

다. 문서의 편철
   처리가 끝난 문서는 문서철(규칙 제 13호 서식()에 완결일자 순으로 최근 문서가 위에 오도록 철함.
   여러 개의 문서가 내용적으로 관련이 있는 경우에는 그 내용을 최종적으로 종결하는 문서가 처리, 완결된 때에 발생, 경과, 완결순으로 최근문서가 위에 오도록 하여 1건 문서로 철하여야 함.

라. 문서 정리의 방법
문서의 정리는 매년 2월과 3월 사이에 10일 이상의 기간을 정하여 정기적으로 실시함. 행정기관의 장이 추가로 문서를 정리할 필요가 있다고 인정할 경우 수시로 문서를 정리할 수 있음.

마. 문서 정리 단계
   문서의 구분
   문서의 분류
   문서의 보관
   문서의 인계 및 이관
     처리과의 3년간 보존 기간이 끝난 문서는 보존 문서 인계, 이관서(규칙 제 8호 서식)를 작성하여 문서과에 인계한다.
     문서과는 영구 보존 문서를 10년간 보존한 후 인계, 이관서를 작성하여 정부기록보존소에 이관한다.
   문서의 보존
   문서의 폐기
  처리과 및 문서과는 보존 기간이 만료된 문서를 폐기한다.
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  문서의 보존

문서 보존기간이 끝난 문서는 3년간(보존기간이 1년인 문서는 1년) 처리과에서 보존한 후 문서과에 인계하여 보존기간이 만료될 때가지 보존한다.
즉 문서는 보존기간 기산일(문서가 처리, 완결된 해의 이듬해 1월 1일)로부터 1년간 처리과에서 이를 보존하여야 한다.

가. 보존 기간의 종류
사무관리 규정에서는 공문서의 보존기간을 다음과 같이 7종으로 구분하고 있다.
     영구보존
     30년 보존, 20년 보존, 10년 보존, 5년 보존, 3년 보존, 1년 보존

나. 보존 기간 책정 기준
“정부 공문서 분류 번호 및 보존기간 책정 기준 등에 관한 규칙”의 별표에서 단위 업무별 기능에 따라 정부 공문서의 보존 기간을 정하고 있으며, 이 규칙 별표에 규정되지 아니한 문서의 보존기간은 이 규칙에 규정된 문서의 기능과 비슷한 기능의 보존 기간에 따른다. 공문서 보존 기간 책정의 일반 기준은 정부 공문서 분류 번호 및 보존기간 책정 기준 등에 관한 규칙을 참조한다.

다. 문서의 보존 기간 변경
   시행 분서의 보존 기간 단축
  발신을 위한 시행 문서는 발신 행정 기관의 장이 기안 문서의 보존 기간에 불구하고 수신처의 보존기간을 단축하여 그 기간을 명시할 수 있다.

   보존 기간의 변경
  행정 기관의 장은 매년 1회 당해기관에서 보존하고 있는 문서의 보존 기간 변경 필요성 여부를 검토하고 행정 여건의 변화 등에 따라 문서의 보존 기간을 단축 또는 연장할 수 있다.
     정책 및 사업의 내용이 변경, 조정되어 문서의 보존 기간을 연장, 단축할 필요가 있는 문서
     각종 감사, 수사, 또는 소송과 관련되어 그 종료시까지 문서의 보존 기간을 연장할 필요가 있는 경우
     문서의 내용이 경미하여 그 보존 기간을 단축할 필요가 있거나 보존할 필요가 없는 경우
     그 밖의 사유로 문서의 보존기간을 연장, 또는 단축할 필요가 있는 경우

   문서의 보존 절차
  보존 기간이 만료된 문서는 다음 구분에 따라 보존하여야 한다.
     1년에서 30년 일반 문서
     처리과에서 3년 보존된 후 문서과에 인계한 후 보존 기간이 만료될 때까지 보존한다.
     5년 이상 30년 이하 통일 및 외교문서
     처리과에서 3년 보존과 문서과 1년 보존 후 통리원 및 외무부에 이관하여 보관한다.
     영구 보존문서
     문서과에서 3년간, 처리과에서 10년(생산기관 13년)간 보존한 후 정부 기록 보존소에 이를 이관하여 보존하여야 한다. 다만, 계속적으로 활용할 필요가 있는 영구 보존 문서는 정부 기록 보존 소장과 협의하여 문서과에서 이를 필요한 기간동안 계속 보존할 수 있다.
     비치문서
     보존 기간에 따른 이관절차에도 불구하고 처리과에서 비치, 활용의 필요성이 없을 때까지 보존한 후 문서과에 인계한다. 문서과는 보존기간이 만료될 때까지 당해 비치 문서를 보존한다. 만일 정부 기록 보존 소장이 역사적 가치가 있다고 인정하는 비치 문서는 정부 기록 보존소에 이관하여 정부 기록 보존소에서 보존한다.

   보존 문서의 인계, 이관
     보존 문서를 인계, 또는 이관하는 때에는 보존 문서 인계, 이관서(2부)를 보존 기간별로 구분, 작성하여 1부는 수령자의 서명, 또는 날인을 받아 자체에서 보관하고, 1부는 인계, 이관될 문서와 함께 인계, 이관한다.
     처리과는 이관된 각 문서철의 색인 목록을 복사하여 다음 “이관 문서 색인 목록철”을 만들고 이를 비치, 활용한다.

   전자문서의 보존
  전자문서는 컴퓨터 파일로 보존하거나 출력하여 보존할 수 있으면 보존기간이 20년 이상인 전자문서는 컴퓨터 파일과 장기보존이 가능한 용지에 출력한 출력물을 합계 보존한다.

   보존 대상 기록물 지정
  성수 대교 및 상품 백화점 붕괴, 위도 페리호 침몰 등과 같은 역사적 사건, 사고에 관한 문서는 정부 공문서 평가 심의회 심의를 거쳐 보존 대상 기록물로 지정한다.
보존물 지정 절차는 다음과 같다.
     관련 문서 제출 요구 및 소속 지원(관계 전문가) 파견 조사한다.
     정부 공문서 평가 심의회에서 지정 여부 심의를 한다.
     총무처 장관에 의한 보존 대상 기록물로 지정한다.
     보존 대상 기록물 지정 문서는 정부 기록 보존 소장이 정하는 때에 정부기록보존소에 이관하여 보존한다.

   문서의 보존방법
     보존 문서 기록 대장 비치 및 작성 방법
    ① 보존하고 있는 문서의 현황을 파악하기 위하여 문서과, 처리과 및 정부 기록 보존소에 각각 보존 문서 기록 대장(규칙 제 16호 서식)을 비치하여야 한다. 다만, 정부 기록 보존소장은 그 서식을 따로 정할 수 있다.
    ② 보존 문서 기록 대장은 보존기간 별로 문서를 구분하여 작성한다.

     특수 규격 문서의 보관 보존
    첨부물인 인쇄물 책자, 또는 보고 자료 등으로써 문서철에 합철하기 곤란한 ㅁ누서는 따로 편철하여 관리할 수 있다. 이러한 특수 규격 문서는 그 표면(제목의 왼쪽 위의 여백)에 특수 규격 문서의 표시인을 찍고 관리 변호 등을 기재하여 특수 규격 문서 관리 대장에 기록을 관리하여야 하며, 특수 규격 문서를 찾기 쉽도록 원본 문서의 첨부를 표시란에 “특수 규격 문서 관리번호”라고 쓰고 관리번호를 기재한다.

   보존 문서의 관리
     보존 장소(문서 보존실)를 최대한 확보하고 다른 물품 창고로 혼용하여서는 안되며, 가급적 이동식 서가를 활용한다.
     보존 문서의 배열은 생산 기관, 보존 기간, 생산 연도, 분류 번호별로 분류 정리하여 항상 색출 활용에 편리하도록 한다. 다만, 기관과 문서의 성격에 따라 다른 배열 기준이 필요한 경우에는 그에 따를 수 있다.
     보존 문서 기록 대장 및 대출 기록부를 배치한다.
     보존 장소의 적절한 온·습도(온도 18℃ ～ 22℃, 습도40% ～ 60%)를 유지하고, 소독을 실시하며, 항상 청결유지, 소화기, 소화시설, 방범시설 등을 설치한다.
     연 1회 이상 보존문서와 보존문서기록대장을 대조하여 보존상태를 확인한다.

   보존 문서의 대출 및 열람, 복사
     문서의 대출
    문서과에 보존중인 문서철의 대출은 보존 분서 대출 기록부(규칙 제 19호 서식)에 대출사항을 기록하고 대출하여야 하며, 그 대출 기간은 7일 이내로 한다. 그러나 정부 기록보존소에 보존중인 문서는 특별한 사유가 있는 경우외에는 대출하지 아니한다.
     문서의 열람, 복사
    ① 다른 행정기관이 관련 업무의 수행을 위하여 보존중인 문서의 열람복사를 요청할 때에는 특별한 사유가 잇는 경우외에는 이에 응하여 업무추진에 협조하여야 한다.
    ② 행정 기관이 아닌 자가 보존 중인 문서의 열람 또는 복사를 요청할 때에는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 행정 기관의 판단에 따라 이를 허가할 수 있다. 다만, 대외비 이상 비밀로 분류된 문서는 허가할 수 없으며 외교 문서의 경우에는 외무통상부령이 허락하는 범위안에서 허가할 수 있다.
    ③ 행정 기관이 아닌 자에게 보존 문서의 열람, 또는 복사를 허가하는 경우에는 수수료를 납부하게 할 수 있다.

   마이크로 필름 수록
  문서과 및 정부 기록 보존소에서 보존하고 있는 문서는 마이크로 필름에 수록한 후 당해문서를 폐기할 수 있으며 문서를 수록한 마이크로 필름은 당해 문서가 폐기된 경우에 한하여 보존 중인 문서로 본다. 따라서 각급 행정기관은 마이크로 필름을 활용하여 문서보존공간과 경비를 줄이고 검색활용이 용이하도록 하여야 한다.
     필름 수록 및 결정
    ① 수록 대상문서 및 수록 우선 순위는 당해 기관의 촬영 능력, 본존 가치, 활용 빈도 등을 고려하여 결정한다.
    ② 각급 행정기관의 문서과에 보존중인 문서의 마이크로 필름화 여부는 당해 문서의 보존 책임행정기관의 장이 결정한다.
    ③ 정부기록 보존소에 보존중인 문서는 정부 기록 보존 소장이 결정한다.
     수록 절차 및 비치
    ① 문서를 필름에 수록하고자 할 때에는 촬영 대상 문서 목록 및 촬영 대상 문서와 촬영지시서(규칙 별지 제 22호 서식)를 촬영 책임자에게 송부한다.
    ② 촬영 책임자는 촬영 지시서에 따라 문서를 마이크로 필름에 촬영한다.
    ③ 문서를 필름에 수록한 행정기관의 문서과 및 정부 기록 보존소는 마이크로 필름 문서 기록대장을 비치고 필름 문서의 촬영, 검사 등의 현황을 기록 유지하여야 한다.
     필름의 관리
    필름은 2부 이상을 복사하여 각 필름을 별도의 장소에 보존하는 등 안전한 방법으로 관리하여야 하며 당해 문서가 폐기된 경우 보존 중인 문서로서 효력이 발생되므로 관리에 철저를 기하여야 한다.

   문서의 광디스크
  광디스크는 디스켓 등과 같이 전산장비에 사용되는 보조기억 매체로 대용량을 가진다.
광디스크의 크기에 따라 3.5인치, 5. 25인치, 12인치가 있고 용량은 1.3GB, 2.6GB등이 있다.
광디스크의 보관온도는 10 ～ 35℃범위이고, 자기테이프에 백업하여 보관하여야 한다.
     광디스크 수록 대상
    문서, 도면, 사진, 마이크로 필름 등 거의 대부분의 기록물을 수록한다.
     광디스크 수록
    광디스크에 수록할 때는 사료적 가치, 행정자료적 가치, 증빙자료적가치 등 등급별로 동일한 기록물별로 나누어 수록한다.
     광디스크의 관리
    파일명과 광디스크의 보관 및 관리에 활용하기 위하여 기록물의 공개범위와 가치등급의 합으로된 코드에 5자리 수의 일련번호를 부여한다.
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  문서의 폐기

가. 폐기 대상 문서
   문서의 폐기 시기
  보존 기간 경과 문서라고 하여 무조건 폐기할 것이 아니라 계속 보존 여부를 재검토한 후 폐기한다. 문서는 그 보존 기간이 경과한 후에는 문서 평가 심의회 심의(보존기간이 3년 이하인 문서를 제외) 및 정부 공문서 평가 심의회 심의(보존기간이 20년, 30년인 문서에 한함)를 거쳐 폐기하여야한다.
     3년 이하 문서 :보존기간 경과 후 폐기한다.
     5년, 10년 문서 : 보존기간 경과 후, 문서 평가심의회 심의를 거쳐 폐기한다.
     20년, 30년 문서 : 보존기간 경과후, 문서 평가심의회 예비심의, 정부공문서 평가심의회 심의후 폐기 다만 통일원, 외무부, 정부기록보존소에서 보존하고있는 문서의 폐기시 당해 문서를 이에 관한 행정기관의 장과 사전 협의한다.
  
마이크로 필름 등에 수록한 문서의 폐기
  문서가 마이크로 필름 또는 광 디스크에 수록된 때에는 당해 문서의 보존 기간에 불구하고 그 문서를 폐기할 수 있다. 그러나 20년 이상인 문서의 원본의 폐기에 대하여는 정부 공문서 평가 심의회 심의를 거쳐 폐기하여야한다.

나. 폐기문서처리
   문서의 폐기 절차
  보존 문서 기록 대장 (규칙 별지 제 16호 서식)또는 특수 규격 문서 관리 대장(규칙 별지 제17호 서식)에 폐기사실을 기입하고 폐기자가 서명한 후 당해 문서에는 폐기인을 날인하여 폐기한다.
     중간란에는 연, 월, 일을 기재한다.
     기관명은 폐기 결정한 기관명을 기재한다.(예 : 총무처, 행정자치부 등)
  
폐기시 주의사항
  내용이 중요하다고 인정되는 문서는 문서 세단기 등으로 절단하거나 원형의 내용을 알 수 없도록 완전 소각시킨다.

   폐기 문서 수집 및 매각 처분
  폐기 문서는 재활용을 위하여 수집하여 매각하되, 폐기 문서 수집 및 매각 처분은 기관 단위로 하고, 이때 수집된 폐기 문서가 유출되지 않도록 특별히 유의하여야 한다.